ما هي مكونات غرف الاجتماعات

مكونات غرف الاجتماعات في الغالب واحدة أياً كان نوع اجتماعك ربما في بعض الحالات تظهر الحاجة لبعض الإضافات ومرات أخرى لا. ولكن لا يمكن الإغفال عن تقدم الشركات في كل المجالات في عصرنا الحالي. ولمواكبة العصر تحاول بعض الشركات و المؤسسات والعديد من المنظمات لتنظيم الكثير من الاجتماعات و المؤتمرات لغرض محدد و مناقشة أمور ذات أهمية تفيد المجتمع. لذلك حصرنا على حصر نظام ومكونات غرفة الاجتماعات والمؤتمرات التي يتم فيها مناقشة الغرض الأساسي من انعقاد تلك المؤتمرات. واتخاذ العديد من القرارات الهامة. يسعد خبراؤنا مساعدتك في اتخاذ القرار.

ما هي غرف الاجتماعات

هي غرف كبيرة الحجم تخصصها الكثير من المؤسسات و الشركات لعقد الاجتماعات سواء بين الموظفين والإدارة. أو استقبال ضيوف الشركة وتكون مخصصة لمجموعات أصغر من الأشخاص الذين لديهم نية للتعاون أو تبادل الأفكار معًا. قد تكون هناك بعض التقنيات الأساسية المتاحة في غرفة الاجتماعات.

ولكن المساحة موجودة بشكل أساسي لتسهيل العمل بين الأشخاص. ويعتقد الكثير من الناس أن غرفة الاجتماعات الكبيرة هي بالضبط ما يحتاجون إليه لاجتماعهم. ولكن إذا كان هناك شخصان أو ثلاثة فقط يحضرون، وتحتاج إلى العمل معًا كفريق، فلماذا تعقد العملية في غرفة اجتماعات كبيرة.

في كثير من الأحيان تكون المساحة الشخصية حيث يمكنك التواصل بحرية والعمل معًا هي بالضبط ما هو مطلوب. وهذا ما توفره غرفة الاجتماعات، ووجود قاعة ليتم عقد الاجتماعات فيها أفضل من عقد الاجتماعات داخل غرف الموظفين. حيث يتوفر الجو المناسب للقيام بالمناقشة والبحث وأماكن مريحة يستطيعون الكتابة فيها وأخذ الملاحظات أثناء الاجتماعات.

أما بخصوص موقع غرفة الاجتماعات من الأفضل أن تكون في موقع منعزل وبعيد عن أماكن الدخول والخروج للموظفين حتى لا يحصل إزعاج للموظفين أثناء الاجتماعات. وبالطبع تختلف أساليب تأسيس غرفة الاجتماعات حسب حجم واعداد موظفين الشركة و الكثير من العناصر الأخرى. ولكن في كثير من الأحيان تلزم المؤسسة أو الشركة حجز غرفة اجتماع خارجية لتلائم الظروف والأوضاع الحديثة.

مكونات غرف الاجتماعات من حيث تجهيز الأنظمة الصوتية والمرئية

شاشة لعرض الصور أو الفيديوهات

في كل غرفة اجتماعات يجب أن تتوفر شاشة كبيرة لعرض التقارير المصورة. حيث أن أول شيء يلاحظه أي شخص عند الدخول إلى قاعة الاجتماعات هو شاشة العرض ذلك هو الجزء المرئي من قاعة الاجتماعات المرئية والسمعية. وهو أحد الأدوات التعاونية الرئيسية حيث تتيح لك شاشة العرض رؤية زملائك في أماكن أخرى. وتقديم العروض التقديمية أو إجراء فيديو ومشاركة الشاشة من أجهزة الحاسوب المحمولة والجهاز اللوحي وأيضا الهواتف الذكية أو لتوضيح الأفكار المكتوبة وغيرها. وقد تكون شاشة تلفزيون كبيرة ويجب أن تكون شاشة عرض بواسطة الحاسوب.

الميكروفونات والسماعات Microphones and Speakers

تعد الميكروفونات ومكبرات الصوت إضافة مهمة إلى قاعات الاجتماعات بناء على الطريقة التي تنوي بها استخدام الغرفة وميزات المساحة.

الاتصال Connectivity

هناك اتصال سلكي و اتصال لاسلكي و اتصال مزيج بين السلكي واللاسلكي. وهي من الأشياء التي يجب توافرها في غرفة الاجتماعات في العصر الحالي.

السبورات التفاعلية Interactive Whiteboard

هي أداة جاذبة للانتباه إضافة إلى نظام المعدات الخاصة بقاعة الاجتماعات. حيث تتيح لك السبورات التفاعلية الكتابة فورا على السبورة بألوان مختلفة وتعليقها على مواقع الويب أو المستندات.

مكونات غرف الاجتماعات

1. أثاث المكتب: أول ما يجب ان نفكر به من مكونات غرفة الاجتماعات هي الأثاث المكتبي وتتمثل في الطاولة والكراسي. ويجب أن تكون الكراسي مناسبة لعدد المجتمعين والطاولة واسعة. خصوصًا في الاجتماعات الكبيرة ومن حيث نوع الطاولة، فالطاولة المصنوعة من الزجاج تعطي شكل فخم للغرفة وأنيق. أما الطاولات المصنوعة من الخشب فهي عملية أكثر، والكراسي فيفضل أن تكون مصنوعة من الجلد أو القماش السميك ليمنح الجالسين الراحة.
2. الإنارة: من أساسيات مكونات غرف الاجتماعات يجب أن تكون إنارة الغرفة واضحة. ومن طرق الإنارة القوية هي النوافذ الكبيرة التي يدخل من خلالها أشعة الشمس فتصبح الإضاءة طبيعية. فالإضاءة داخل الغرفة تكون بواسطة مصابيح كبيرة معلقة في سقف الغرفة تقوم بتوزيع الضوء على المجتمعين.
3. القرطاسية: يجب أن يتوفر العناصر الأساسية في كل اجتماع. من ورق أبيض وأقلام حبر وأجهزة حاسوب وغيرها من ما يحتاج له الاجتماع. أمّا طرق تجهيزها عن طريق وضعها في ملف جلدي فخم، أو تأمين دفتر يحمل شعار المنظّمة مع قلم حبر تجدد في كل اجتماع.