فوائد تحصل عليها شركتك عند إقامة الفعاليات الناجحة

إقامة الفعاليات الناجحة له العديد من الفوائد التي تنعكس على صورة مؤسستك أو شركتك. لذا من الضروري التأكد من التخطيط الجيد والمناسب لغرض الفعالية.

أنواع الفعاليات

تتواجد العديد من أنواع الفعاليات المختلفة سواءً كانت خاصة أو عامة، والتي لكل واحدة منها أهداف وأنشطة خاصة بها.

المؤتمرات

تُعدّ المؤتمرات أحد أنواع الفعاليات التي من الممكن من خلالها دعوة أشخاص تجمعهم اهتمامات مشتركة وتزويدهم بالمعلومات والبيانات التي تود الجهة المنظمة للمؤتمر عرضها عليهم. وعادةً ما تكون المؤتمرات موزعةً على مجموعة من الجلسات على يوم واحد أو أكثر. وعادةً ما تُعقَد المؤتمرات في قاعات مجهزة لمثل هذه الأحداث.

تحتوي المؤتمرات على العديد من الفعاليات الجانبية داخل المؤتمر، كورشات الحوار، والكلمات المتعددة للمتحدثين، والجلسات الحوارية. يفصلها العديد من الاستراحات القصيرة واستراحات الغذاء أو العشاء.

كيفية احتساب تكلفة المؤتمر

تعتمد كلفة المؤتمرات على مجموعة من العوامل، كعدد المشاركين، ومكان عقد المؤتمر، وحجم التمويل الذي يحصل عليه المؤتمر وغيرها من العوامل.

المعارض

تُعدّ المعارض وسيلةً ممتازةً لتقديم المنتجات والخدمات الجديدة من قِبَل الشركات والمؤسسات المشاركة في المعرض بطريقة احترافية ومهنية. والبحث عن عملاء جدد قد يكونون مهتمين بهذه المنتجات، وتتيح المعارض فرصةً للمشاركين باكتشاف المنتجات الجديدة والحصول على معلومات إضافية عن المنتجات المعروضة. وتتيح فرصة للشركات المشاركة بالمعرض الحصول على المزيد من التفاعلات المباشرة لعملائها والحصول على التغذية الراجعة المباشرة المتعلقة بمنتجاتهم.

الندوات

عادةً ما يتم دعوة الأشخاص للمشاركة في الندوات المختلفة لتقديم المعلومات المختلفة أو لأغراض التدريب والتعليم أو لأغراض مناقشة موضوع معين من قبل أصحاب الاختصاص. وتتشابه الندوات مع المؤتمرات، إلا أن الندوات عادةً ما تكون أصغر من المؤتمرات من حيث عدد الحضور، كما أن فترتها الزمنية أقل.

الاحتفالات

تُعدّ الاحتفالات من أكثر الفعاليات انتشارًا، حيث تقام الاحتفالات لأغراض الاحتفال بمناسبات شخصية أو عائلية أو وطنية أو دينية. وعادةً ما تقام هذه الاحتفالات في قاعات مجهزة لمثل هذه الفعاليات، مثل صالات الزفاف، أو المطاعم، أو المزارع الخاصة، أو المدرجات العامة وغيرها من الأماكن، كما من الممكن عقد الاحتفالات لأغراض احتفال الشركات بإنجازاتها وتكريم موظفيها أو لأغراض إطلاق منتجات جديدة.

ورش العمل

يُدعى الأشخاص لورش العمل لأغراض التدريب وزيادة التواصل بينهم وتبادل الأفكار وجلسات العصف الذهني. كما تُعقَد ورش العمل لأغراض بناء الأفرقة المختلفة لغايات إنجاز مهمة ما، وعادةً ما تكون ورش العمل هذه مرتبطة بأهداف واضحة ومحددة، ومع تطور وسائل التواصل المختلفة أصبح بالإمكان عقد هذه الورش باستخدام تقنيات الاتصال المختلفة عبر الإنترنت، والتي باتت تلاقي رواجًا كبيرًا في الفترة الأخيرة.

أسباب إقامة الفعاليات

توجد العديد من الأسباب التي من شأنها أن تقوم الفعاليات من أجلها، ومنها أسباب تجارية، أو مهنية، أو خيرية، أو سياسية، أو مجتمعية، أو ترفيهية، وغيرها. وتستعين عادةً الجهات الراغبة بتنظيم الفعالية بشركات مختصة في تنظيم الفعاليات المختلفة بمختلف أنواعها ومجالاتها لغرض إخراجها بأفضل صورة ممكنة.

أهمية تنظيم الفعاليات الناجحة لشركتك

تنتقل شركتك من مكانة إلى مكانة أخرى حينما تبدأ في تنظيم مؤتمر أو معرض لعرض ما تقدمه للجمهور.
الخطوات التي يختصرها المؤتمر أو المعرض أو الحدث تمثل تطور استثنائي لشركتك في مدى زمني قصير.

تعريف شركتك لجمهور أكبر

الحدث بطبعه يجذب انتباه وسائل الإعلام وعموم الناس. هذا الحدث بمثابة إعلان عن وجود شركتك في حيز التأثير في حياة المستخدمين. مما يدعو لتسائل عملائك وإثارة حماسهم، مما يعد وسيلة لدعم علامتك التجارية. ليس فقط على المستوى المحلي، وإنما كذلك الظهور العالمي.

بناء المصداقية

إذا كنت من أصحاب الشركات التي تسعى لترسيخ أقدامها في الأسواق، فيجب أن تنفق بشكل محسوب على بناء علامة تجارية.
تعتبر المعارض والمؤتمرات السنوية أحد أفضل الوسائل التي تصل بهذه الرسالة إلى الجمهور.

الظهور الإعلامي مع الشخصيات العامة

عادة ما يصاحب الفعاليات دعوة واستضافة بعض الشخصيات العامة، سواء من القطاع الحكومي، أو الفني، أو الإعلامي.
ظهور مؤسس الشركة مع الشخصية العامة، يصنع نوعًا من الألفة والمصداقية لدى الجمهور. وهو يعتبر كذلك خطوة رائدة في اختصار طريق شركتك للشهرة.

بناء علاقات متعددة

نؤمن بمبدأ “الصفقات الناجحة تبدأ بعلاقات عمل ناجحة”. في المعارض والمؤتمرات يتلاقى الناس من الشرق والغرب
وعلى اختلاف بلدانهم – وربما لغاتهم – تبدأ الكثير من علاقات العمل في الظهور، وتسمح للشركة بنطاق انتشار أوسع مما كانت عليه قبل تنظيم هذه العلاقات
لا يمكن أبدًا إهمال العلاقات في عالم الأعمال. بل إن معظم الصفقات التجارية الضخمة تتم بناءً على علاقات جيدة للأطراف فيما بينهم وبعضهم البعض
لذلك تعتبر المؤتمرات والمعارض فرصة طيبة للقاء تلك الأطراف ببعضها البعض، والتعارف لإنشاء اتفاقات ومعاملات تجارية لاحقة

تحقيق مبيعات كبيرة في وقت قصير

عادة ما يصاحب مثل تلك المؤتمرات والمعارض خصومات كبيرة على منتجات/خدمات الشركة
فتحصل الشركة في وقت قصير على كم ضخم من إيرادات المبيعات نتيجة هذه الفعاليات
بل إن هناك الكثير من العملاء الذين ينتظرون مثل هذه المناسبات السنوية حتى يشتروا ما يحتاجون من شركتك
كذلك تحرص شركات تنظيم فعاليات على العناية بهذا الحدث في هذا التوقيت من كل عام، بحشد كم ضخم من العروض والمنتجات التي يصاحبها الكثير من التخفيضات، تثير شهية المستخدم ليقبل على عملية الشراء أثناء فترة المعرض

أهمية تنظيم الفعاليات للمجتمع

يصاحب الفعاليات الكثير من الفوائد التي تعود على المجتمع، وخاصة من الناحية الاقتصادية، منها على سبيل المثال:

تنشيط سياحة المؤتمرات

المقصود بسياحة المؤتمرات هو انتقال الشخص من بلده إلى بلد آخر بغرض حضور مؤتمر ما. لذلك حينما تقوم شركتك بتنظيم مؤتمر أو معرض، فهي فعليًا تساهم بشكل كبير في تنشيط قطاع السياحة، وما يصاحبه من خدمات. إذا ينتمي إلى هذا القطاع كذلك خدمات الطيران، حجوزات الفنادق، خدمات النقل الخاصة والعامة، شركات السياحة الداخلية، وغيرها من الخدمات التي يستفيد منها الاقتصاد القومي.

تنشيط التجارة الداخلية

في العادة لا يأتي الشخص لحضور المؤتمر وينصرف على الفور. بل إنه يعد مسألة حضور المؤتمر أو المعرض كجزء من رحلة ضخمة محملة بالكثير من الأحداث المبهجة. إذ يتعامل مع الرحلة على أنها رحلة سياحية في المقام الأول، ورحلة عمل في المقام الثاني. وهذا بالطبع من حيث المنظور الواقعي الذي يخطر ببال معظم من يسافرون للخارج لأجل حضور مؤتمر أو معرض ما.
ففور الانتهاء من فعاليات المؤتمر، يبدأ الشخص في التفكير بشأن البلد الذي فيه المؤتمر، وما هي الأماكن التي يرغب في زيارتها، وما هي الأشياء التي يرغب في فعلها. في المملكة العربية السعودية على سبيل المثال يحرص كل من يقوم بزيارتها على أداء العمرة وزيارة المسجد النبوي.

التحفيز على الاستثمارات الخارجية

تبحث أي شركة أجنبية عن بيئة عمل مناسبة، تقدم لها كل ما يحتاجه طاقم عملها، وسوق منتجاتها، وإدارتها. تنظيم الكثير من الفعاليات الداخلية في المملكة العربية السعودية، ودعوة الحضور من جميع أنحاء العالم يمثل فرصة رائعة لمشاهدة كيف تهتم المملكة –حكومةً وشعبًا– بمسألة المعارض والمؤتمرات. وكيف تقدم فيها أرقى خدمة، وأفضل تنظيم. بل ما هو أكثر من ذلك، إذ يأتي المستثمر الأجنبي ويقترب أكثر من البيئة التي كان يمتلك فكرة مغايرة عنها مسبقًا. فيراها بمنظور واقعي، ويرى حجم السوق، والأعمال، ومدى التقدم الذي تشهده المملكة ومدى احترافية تنسيق وتهيئة البيئة لمجالات الأعمال المختلفة. مما يؤدي إلى زيادة الاستثمارات الذي بدوره ينعكس على تطور مستوى المعيشة، الخدمات، البنية التحتية، والكثير من الجوانب الأخرى التي تشجع على إنشاء الأعمال.

السؤال التالي هو هل من الأفضل أن أنظم الفعاليات بنفسي توفيرًا للنفقات أم ألجأ إلى شركة تنظيم فعاليات؟

كيف تختار شركة تنظيم فعاليات مناسبة لأعمالك؟

يتوقف ذلك على كثير من العوامل لاختيار شركة تنظيم فعاليات ناجحة:

خبرة الشركة السابقة

الخبرة هي مفتاح الأمان بالنسبة لك، حتى يمكنك الثقة بشركة تنظيم الفعاليات والتعاقد معها. اطّلع على ملف الشركة فيما يخص تنظيم الأحداث.

مرونة الميزانية

وهو خيار في غاية الأهمية. بعض الشركات تلتزم بقوالب محددة في أماكن وطرق تنظيم الفعاليات، ولا تخرج عنها بحزم مبالغ فيه، بدعوى أنها تحرص على الشكل الذي تظهر به شركتك، وكذا على سمعتهم في تنظيم الفعاليات. يبدو هذا جيدًا، ولكن ربما تبحث عن تنظيم حدث ما بميزانية محدودة، تتطلب بعض المرونة في الميزانية، وكيفية التصرف في حدودها.
تكتشف هذه الميزة عندما تطلب عرضًا ماليًا من شركة تنظيم مؤتمرات، وتقدم لك خطط أسعار مختلفة لتختار فيما بينها.

تحري الدقة في التفاصيل

بعض شركات تنظيم الفعاليات في السعودية تنشغل بالأمور العامة يوم الحدث، من تخطيط وتنظيم وإدارة واستقبال ضيوف، وتهمل بعض الخدمات المساندة، أو التفاصيل الدقيقة التي تهم في تنظيم الحدث. مثل ديانة الضيوف على سبيل المثال. فلو كان الوفد القادم هنديًا هندوسيًا، فربما يجب إعادة النظر فيما يُقدم من طعام، وأن يكون مقتصرًا على الأصناف النباتية فحسب. أو على الأقل تنبيه الضيوف إلى طبيعة ما يُقدم لهم من أصناف. تستطيع معرفة ذلك من اطلاعك على أعمالهم السابقة، وآراء الضيوف، وخاصة أن الملفات الاجتماعية لأي شركة سمحت لأي مستخدم بالتعبير عن رأيه في أي شركة تنظيم فعاليات بشكل صريح.
ثم وهو الأهم، القدرة على ترك انطباع إيجابي لدى الجمهور. هذا لن يتأتى إلا بالتعامل مع شركة محترفة في تنظيم الفعاليات الناجحة.

خدمات رعاية الوفود في تقديم الفعاليات الناجحة

نعمل على تأمين أفضل قاعات الاجتماعات والمؤتمرات في السعودية والعالم، كما نقوم بتقديم الخدمات المرتبطة بتأمين قاعات الاجتماعات من توفير أجهزة التقديم المناسبة وإدارة عمليات التنظيم والاستقبال وتوفير المواد المطلوبة وغيرها.

ونقدم لشركائنا ما يناسب احتياجاتهم من متطلبات تنظيم الاجتماعات المختلفة من اجتماعات دورية أو مفاجئة أو مؤتمرات بمختلف أنواعها

• قاعات اجتماعات الأعمال بدءا من فردين وحتى 10 أفراد.
• قاعات الاجتماعات للأعمال الصغيرة والمتوسطة وحتى 1000 فرد.
• قاعات الاجتماعات الكبرى لتنظيم المؤتمرات الدولية وبدون حد أقصى للحضور.
• قاعات المحاضرات والمؤتمرات العلمية وتجهيزاتها.
• وغيرها من أنواع القاعات لمختلف الفعاليات.

للمزيد اتصل بنا من هنا.